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首先，在书信的左上角依次是Absender 即写信人的信息，包括姓名地址电话和E-mail，Empfänger 即收信人的信息，注意如果对方是公司的话，除了要标注收信人之外还要写清公司的名称。同时，在右边与之平行的位置上写上写信的地点和日期。接下来，在左边定格是Betreff，即写信的事由，例如求职或者投诉之类。
接下来是文章的正文部分，如中国书信一样，在书信正文的开始要有相应的称呼，如果不知道收信人的姓名和性别，一般用Sehr geehrte Damen und Herren，注意，在称呼的结尾要以逗号标注，不能用句号或是不写。接下来，另起一行定格写书信的正文，第一句话的开头单词要小写（当然单词本身就是大写字母开头的例外，如名词，依然以大写开头），因为这并不是重新开始的一个句子，而是接着称呼的半句。
在正文中通常包含以下几个部分：Einstieg，Erlauterung和Schlusswort。在Einstieg中，要简明扼要的写清写信的动机；在Erlauterung中，具体阐述，如投诉信就写明事件发生的时间地点原因，求职信就写清自己的工作经历和技能以及适合这个职位原因之类；最后要写Schlusswort，可以写你的期望，比如说得到这个职位之类的，不需要多，一两句即可。
在信的最末，在左起写Gruß，例如 Mit freundlichen Grüßen，最后在底下签名即可。
下面一投诉信为例：
Werner Grill
Paderborner Str.5
14678 Berlin
An die Geschäftsleitung
Des Heimwerkermarktes Bauland
Lilien Str.14
14569 Berlin
Berlin, den 24.05.2012
Unqualifiziertes Personal
Sehr geehrte Damen und Herren,
nachdem ich mich mehrmals über den schlechten Service bei Bauland geärgert habe,wende ich mich nun mit einer schriftlichen Beschwerde an Sie.
Da ich leidenschaftlichen Hobby-Handwerker bin, freut es mich, einen kleinen, gut sortierten Heimwerkermarkt in meiner direkten Nähe zu haben. Alldings hat der Service Ihres sonst gut geführten Betriebes in letzter Zeit nachgelassen.
Mehrmals hatte ich mit unqualifizierten Mitarbeitern zu tun, die leider nicht in der Lage waren, auf meine Fragen fachkundig zu antworten. So bekam ich z.B.letzten Montag auf meine Frage"Können Sie mir sagen,ob ich für dieses Schloss 3-mm-oder 5-mm-Schrauben brauche?"nicht nur eine unfreundliche,sondern auch eine falsche Antwort.Das hat mich natürlich geärgert,denn ich musste die Schrauben am nächsten Tag wieder umtauschen.Sie sollten mir zumindest sagen können,wer meine Frage richtig beantworten kann.Als Hobby-Handwerker schätze ich die Vorteile einer fachkundigen Beratung und eines kompetenten Personals.Da ich annehme,dass Sie mich als treuen Kunden nicht verlieren wollen,hoffe ich sehr, dass Sie Ihren Service in nächster Zeit deutlich verbessern werden.
Mit freundlichen Grüßen
Werner Grill
